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中国交响乐发展基金会财务具体报销制度及报销流程

第一部分 总则

第一条 为了加强基金会内部管理,规范财务报销行为,合理控制费用支出,根据《基金会管理条例》《民间非营利组织会计制度》本基金会章程,特制定本制度。 第二条 本制度根据相关的财经制度及基金会的实际情况,将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、项目相关支出及捐赠支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。 第三条 本制度适用基金会全体工作人员。

第二部分 借支管理规定及借支流程

第四条 借款管理规定 (一)出差借款:出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款,出差返回10个工作日内办理报销还款手续。 (二)其他临时借款,如招待费、周转金等,借款人员应及时报帐,除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 (三)各项借款金额较大应提前一天通知财务人员备款。 (四)借款销账规定:(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据,据实报销,超出申请单范围使用的,须经理事长批准,否则财务人员有权拒绝销帐;(2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。 (五)借款未还者原则上不得再次借款,逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。 第五条 借款流程 (一) 借款人按规定填写《借款单》,注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)、支票或现金。 (二) 审批流程:1、一般人员:秘书长核实→财务复核→理事长审批;2、秘书长:财务核实→理事长批准:3、理事长:财务复核→秘书长会同财务主管一并审批。4、理事:财务核实→理事长审批。 (三)财务付款:借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。

第三部分 行政办公费用报销制度及流程

第六条 主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品、业务招待费、培训费、资料费等。 第七条 费用报销的一般规定 (一) 报销人必须取得相应的合法票据,且发票背面有经办人签名。 (二) 填写报销单应注意:填写支出凭单单据;严格按单据要求项目认真写,注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容或事由。 (三) 按规定的审批程序报批。(审批程序同借款审批程序) (三) 报销较大金额需提前一天通知财务部以便备款。 第八条 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写支出凭单→秘书长审核签字→财务部门复核→理事长审批→到出纳处报销。 第一条差旅费报销制度及流程。 (一)出差须填写“出差申请单”,由理事长或秘书长签字同意后方可出行 (二)交通费 1、飞机 基金会从一般工作人员到理事长均经济舱; 2、火车轮船 一般工作人员、秘书长火车硬席,高铁、动车二等座,全列软席二等软席,轮船三等舱; 理事长火车硬席,高铁、动车一等座,全列软席二等软席,轮船二等舱。 上述交通相关的附加订票费、行李费、机场建设费等费用实报实销。 (三)住宿费 1.住宿费报销时必须提供住宿发票,实际发生额未达到住宿标准金额,不予补偿;超出住宿标准部分由本人自行承担。 2.住宿费用标准 一般工作人员、秘书长 理事长 (1)直辖市和经济特区:500元/人/天 550元/人/天 (2)省会和地级市:380元/人/ 天 400元/人/天 (3)县级及以下城市350元/人/天 380元/人/天 同性双人同行出差,按两人间报销。 3.实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返京时间为准,伙食标准、交通费用标准实行包干制,依据实际出差天数结算,原则上采用额度内据实报销形式,特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。 4.宴请相关人员需由理事长批准后方可报销招待费,出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。 (一)报销流程: 1.出差申请:拟出差人员首先填写《出差申请表》,详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等,出差申请单由理事长批准。 2.借支差旅费:出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续,出纳按规定支付所借款项。 3.购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件,有办公人员统一订票。 4.返回报销:出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜,根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》,秘书长审核签字,财务部审核签字,理事长审批; 第九条 交通费报销制度及流程说明 (一) 费用标准:(1) 市内因公车费应保存相应车票报销。 (2)特殊情况乘坐出租车的,报销时需详细说明出发地、目的地、事件理事长批准。 (二) 报销流程 1.本人整理交通车票(含因公公交车票),在车票背面签经办人名字, 2.审批:按日常费用审批程序审批。 3.员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。 第十条 办公费、低值易耗品、固定资产等报销制度及流程说明 (一)管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司办公室统一管理,集中购置,并指定专人负责。 (二)报销流程 1.购置申请: 基金会办公室根据需求写出购置申请报批。 2.报销程序:报销人先填写费用报销单,按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务人员,按日常费用报销流程付款或冲抵借支。 第十一条 招待费、办公费费及其他报销制度及流程 (一)费用标准 1. 招待费:为了规范招待费的支出,大额招待费应事前征得理事长的同意。 2.办公费:在保证满足需要的前提下,尽量节约成本,注意资源共享。由需求人员向办公室提出申请,办公室主任审核后,报理事长审批,由办公室统一购买,办公室统一管理,需要者借领使用。 3.其他费用:根据实际需要据实支付。 ( 二)报销流程: 1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。 2.办公费在报销前需办理资料登记手续,按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。 3.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

第四部分 工资福利及相关费用支出制度及流程

第十二条 工资福利等支出包括工资、临时工资、公积金、社会保险及各项福利等。 第十三条 工资福利支付流程 (一) 工资支付流程:每月24日由 财务部根据本月经理事长审批后的工资支付标准(含人员变动、额度变动、扣款、社会保险等信息)编制标准格式的工资表;报秘书长审核后按时支付工资(如果24日遇公休提前一天发放) (二)其他福利费支出由本人按审批后的支付标准填写报销单→经秘书长签字确认→财务复核→报理事长审批,审批后的报销单及支付标准交财务人员办理报销手续。(交通,话费,工作餐等补助) 第三部分行政办公支出和第四部分工作人员工资福利不得超过当年总支出的10%。

第五部分 专项支出财务报销制度及流程

第十三条 专项支出主要包括《交响世界》杂志的各项费用、捐赠支出、活动立项及其他专门立项的费用。 第十四条 捐赠支出报销流程 (一)报销标准:相关的合同协议及批准生效的申请。 (二)报销:1按资金支出规定审批程序审批;(3)公财务根据审批后的支出凭单付款; 第十四条 其他专项支出报销制度及流程 (一)费用范围:其他专项支出包括其他所有专门立项的费用(含广告及宣传活动费、活动费用、及其他专项费用)支出。 (二)费用标准:此类费用一般金额较大,财务依据《中国交响乐发展基金会年度项目资助申请表》,理事长签署审批意见后由基本账户转账支付。 (三)财务报销流程 1.审批后的报告或合同文件到财务部备案,以便财务备款。 2.签订合同:由基金会与合作方签订正式合作合同,(合同签订前由法律顾问审核,合同应注明付款方式等)。 3.付款流程:(1)由经办人整理发票等资料并填写费用报销单(填写规范参照日常费用报销一般规定);(2)按审批程序审批:经办人签字→ 财务复核 →理事长审批(3)财务部根据审批后的报销单金额付款;(4)若需提前借款,应按基金会借款规定办理借支手续。

第六部分 附则

第十五条 本制度自2016年9月27日理事会审议通过后执行。 本制度解释权归交响乐发展基金会理事会所有,